In cele mai multe cazuri, atunci cand managementul unei firme se hotaraste sa implementeze o solutie informatica, firma se afla deja intr-o situatie de criza. Situatia se poate evita insa foarte usor, daca reusiti sa identificati simtomele din timp.

Iata cateva din semnele tipice care spun ca o firma isi poate imbunatati activitatea considerabil implementand o astfel de aplicatie:

• In mod repetat sfarsitul lunii aduce criza de timp. Fie ca este vorba despre salarizare, contabilitate sau alte activitati specifice firmei respective, ultimele zile din luna sunt adesea cele mai aglomerate. Folosind o aplicatie corespunzatoare toate datele sunt deja introduse pe parcursul lunii iar zilele de munca se transforma aproape intotdeauna intr-o generare de raport care dureaza zece minute.
• Angajatii sunt nevoiti sa stea peste program pentru a termina treaba. Fie ca sunt platite sau nu, orele suplimentare nu sunt benefice pentru o firma. Oamenii obositi tind sa faca greseli mai usor, sunt mai putin multumiti si mai inclinati sa caute alt loc de munca. Aceste ore suplimentare sunt adesea primele care sunt economisite folosind o aplicatie software.

• Fax-ul si telefonul sunt folosite excesiv. Unul din cele mai usoare aspecte de informatizat este comunicarea cu partenerii sau clientii. Comenzile din toata tara nu mai trebuie trimise prin fax/telefon/email atunci cand pot fi introduse centralizat. Si tot ce este necesar pentru parteneri este o metoda de acces la Internet (sau un telefon mobil modern) – tot software-ul necesar va fi al dumneavoastra.

• Cuantificarea muncii este dificila. Fie ca este vorba de fise de pontaj sau rapoarte zilnice, putine firme au o metoda functionala de a evalua munca unui angajat pe parcursul unei luni. Informatizand si acest aspect, managementul va avea nu numai o imagine mult mai clara, dar si posibiliatea de a pune la punct mecanisme de motivare a angajatului cu adevarat eficiente.

• Duplicare muncii este o problema. Mai multi angajati ajung sa faca aceleasi operatii fara a sti unii de altii sau din cauza ca nu este posibila integrarea activitatii a doua sau mai multor departamente din cadrul firmei (ex: introducerea facturilor odata in aplicatia de gestiune a stocurilor si separat in aplicatia de contabilitate). Odata cu implementarea unei aplicatii de afaceri multe aspecte de management pana acum neluate in considerare vor fi evidente.